En la lista de desafíos empresariales de la actualidad, la agilidad y la calidad no son solo necesidades basadas en la tendencia, son los requisitos mínimos para no quedar rezagados ante una competencia que cada vez es más agresiva.
Mientras lees estas líneas, miles de organizaciones están pensando en cómo hacer que las tareas que hasta hoy han sido totalmente manuales pasen a ser gestionadas por sistemas de gestión de procesos que faciliten la transformación digital y permitan una mayor eficiencia operativa.
1. El fin del trabajo repetitivo
Históricamente hemos obligado a nuestros recursos a realizar tareas manuales, como conciliaciones bancarias o gestión de inventarios de forma repetitiva, disponiendo de su tiempo y capacidad para labores que hoy pueden ser fácilmente reemplazadas por mecanismos automáticos implementados en plataformas de software.
Esta automatización rompe el ciclo histórico y permite que las empresas reduzcan el error humano casi a cero y logren que su capital más valioso, las personas, se enfoque en actividades que generan mucho más valor como la estrategia, la innovación y la fidelización con el cliente.
2. Automatización significa estandarización
Uno de los importantes beneficios de la automatización en las empresas es la estandarización de la forma en la que se realizan las actividades. El respetar lo que está normado por los altos niveles ejecutivos es una premisa fundamental que debería ser respetada por todos quienes están a cargo de la ejecución de las tareas en la organización.
Es común escuchar hoy sobre tareas que fueron realizadas sin respetar lo establecido y que derivan en consecuencias legales o pecuniarias por no tener las autorizaciones necesarias para realizar un pago o emitir un informe.
La automatización elimina las decisiones arbitrarias de las personas y las reemplaza por un estricto cumplimiento de los procesos establecidos, garantizando que se cumplan todas las actividades según el orden definido, se den las autorizaciones necesarias cuando corresponda y se incorporen los documentos requeridos para respaldar las acciones realizadas por los responsables en cada etapa.
3. El combustible de la decisión
La automatización no solo permite una ejecución mucho más eficiente sino también recolecta información importante para apoyar los procesos de toma de decisiones. Al digitalizar un flujo de trabajo, cada ejecución de actividades genera datos relevantes que pueden ser convertidos en tableros útiles que facilitan a los gerentes una completa visibilidad de cómo va su organización vista desde varias perspectivas.
Ofrece, por ejemplo, una visibilidad sin precedentes sobre los cuellos de botella de la organización, permitiendo a los directivos tomar decisiones basadas en evidencia real y no en intuiciones.
4. La calidad como resultado final
Un objetivo fundamental para los ejecutivos de hoy es hacer las cosas con calidad y no en un concepto amplio o abstracto; sino, más bien, bajo una interpretación ajustada a la necesidad de la empresa. Porque la calidad para una persona puede no ser la misma que la calidad para otra y esto porque cada quien interpreta el término calidad según su sector industrial o su actividad específica.
La calidad no es la misma para una empresa de servicios que entiende que el tiempo de atención de un requerimiento es vital que la esperada por una empresa de manufactura que la interpreta como el correcto uso de las mermas en sus procesos productivos.
Un sistema de automatización empresarial permite que cada ejecutivo a cargo, defina cómo implementar la calidad y como medirla para la satisfacción de sus Stakeholders y sus clientes.
Conclusión
La automatización de procesos es el puente entre la empresa reactiva del pasado y la organización proactiva del futuro. Aquellas compañías que abracen esta transformación no solo verán mejores márgenes de beneficio, sino que construirán entornos de trabajo más humanos, donde la tecnología hace el trabajo pesado y las personas aportan el valor extraordinario.
